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Por qué debes guardar los albaranes

Todos sabemos que debes guardar tus facturas, pero ¿y los albaranes? Entre todas las obligaciones que tienen los autónomos, al igual que debes conservar las facturas, debes guardar los albaranes. Así podrás llevar una correcta contabilidad como autónomo.  Te contamos por qué es importante que tengas todos tus albaranes.

El albarán 

Un albarán es un documento con el que se acredita que has entregado de forma correcta un bien o servicio. No tienes la obligación de entregarlo, pero lo que si debes tener claro es que en ningún momento sustituye a una factura. Este documento ayuda a que quede constancia válida de que el comprador a recibido la mercancía por parte del vendedor.

Requisitos para el albarán

Aunque puede variar según el país en el que se emita, se debe tener en cuenta una serie de datos generales que deben estar incluidos en el albarán:

  • Lugar y fecha de emisión del alabarán
  • Código o número del documento
  • Datos identificativos de emisor y de receptor
  • Lugar y fecha de entrega
  • Firma y sello
  • Cantidad y descripción de productos/servicios
  • El domicilio del comprador y vendedor

La gran diferencia con una factura es que en el albarán, no tienes porque especificar el precio de los productos. Esto se debe a que como hemos comentado, el albarán solo busca justificar que se ha entregado el producto.

Tipos de albarán

Podemos encontrar dos tipos diferentes de albarán según el tipo de datos reflejados:

Albarán valorado

Este tipo de albarán contiene el precio por unidad del producto, el coste total, descuentos que se apliquen y cantidades de productos.

Albarán no valorado

En este caso no se incluye nada del precio. Por lo que solo se recoge los datos que afectan a la descripción del producto y cantidad.

¿Cuándo es obligatorio conservar albaranes?

Normalmente la información que aparece reflejada en en el albarán va a aparecer en el factura. Sin embargo, cuando en la factura haga mención al albarán, apareciendo solo un resumen  sin especificar mas contenido tendrás la obligación de conservar el albarán.

Recuerda que a efectos fiscales, un albarán no es un documento valido si no lo acompañas de la factura donde se mencione.

La facturas recapitulativas y albaranes

A través de una factura recapitulariva se simplifica los procesos de facturación. Gracias a la emisión de albaranes donde se puede observar dos situaciones:

  • En la factura se incluya la información de los albaranes, por lo que éstos pueden ser destruidos, no existe la obligación de conservarlos.
  • Que solo se haga una mención en la factura y por tanto no se refleje todo el contenido.

Es en el último caso, en el que tenemos la obligación de conservar todos los documentos, tanto facturas como albaranes. Por tanto, conserva los albaranes debidamente anexados a dicha factura.

 

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Santiago

Santiago Gámez

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